Los establecimientos hoteleros multiplican su volumen de material documental durante el periodo vacacional. Empresas como Temel analizan la realidad de la impresión en el sector hotelero y ofrecen soluciones y servicios a estrategias documentales
Durante el último año 82 millones de turistas extranjeros visitaron España. A ese número se le suman los 176,4 millones de viajes que realizaron los propios ciudadanos españoles con destino dentro de nuestras fronteras. En total, 471,4 millones de pernoctaciones, una cifra récord en Europa y que indica el inmenso volumen de trabajo al que se enfrentan los hoteles de nuestro país, que deben gestionar cantidades ingentes de documentación e información con el fin de proporcionar un servicio sobresaliente a sus huéspedes.
Aunque el viajero no repare habitualmente en ello, la cantidad de documentación que implica su actividad turística es muy grande. Sólo respecto al alojamiento, estamos hablando de procesos de reserva, registro, pago y salida que los hoteles deben procesar adecuadamente para que el huésped disfrute de su estancia sin sobresaltos. Además, este procesado de información debe ser estrictamente seguro, ya que muchos de los datos que se proporcionan son sensibles.
En el momento de la reserva, el hotelero recibe los datos correspondientes a la duración de la estancia, identidad del huésped y confirmación de tarifa. Como estos datos pueden variar en función de cancelaciones o modificaciones, los hoteles deben actualizarlos periódicamente.
Otro punto crítico es el momento del pago y/o el depósito de fianzas, en el que se intercambia información referente a la tarjeta de crédito y los justificantes de pago para poder realizar posibles comprobaciones o reclamaciones. Por si fuera poco, y sumado al trasiego de información con proveedores, Administraciones, etc., hay hoteles que trabajan con herramientas que generan aún más documentación: tarjetas magnéticas para entrar en las habitaciones, circuitos de vigilancia por videocámara, accesos a otros servicios de consumo que se incluyen en la cuenta del cliente (restaurantes, gimnasios, minibares) y una larga lista de etcéteras.
Es por esta razón que las empresas del sector hotelero están cada vez más interesadas en soluciones integrales de gestión documental que les permitan optimizar sus procesos internos en aras de proporcionar el mejor servicio al cliente. Compañías especializadas como Temel, ofrecen soluciones y servicios que incluyen desde el hardware inteligente hasta herramientas de gestión documental de última generación y servicios asociados a estrategias documentales, como 1 FLEX PLAN, el primer servicio de impresión flexible que cubre todas las necesidades documentales bajo una única modalidad de contrato, tipo tarifa plana, que proporciona una mayor comodidad y un ahorro de costes considerable para un centro hotelero.
